Arbeitsplanung und Terminkalender
Zeit lässt sich nicht managen. – Sie vergeht einfach!
Sie können aber durch eine vorausschauende Planung sehr gut mit dieser wertvollen Ressource umgehen. Das soll jedoch nicht heißen, immer mehr in weniger Zeit zu „erledigen“, sondern achtsam und effektiv zu arbeiten.
1. Überlebenstipps für die Arbeitsplanung
• Aktion „Clean desk“: Sorgen Sie für Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrem Büro. Unordnung ist ein enormer Energiefresser und Stressfaktor. Ihr Auge wird immer wieder durch andere Dinge abgelenkt.
• Setzen Sie Ihre ganz persönliche Prioritäten. Stapeln Sie Ihre Arbeitsberge nach Wichtigkeit und nicht lediglich
nach Dringlichkeit!
• Arbeiten Sie chronologisch und nicht an vielen Dingen gleichzeitig.
• Delegieren Sie wiederkehrende Aufgaben. Verstricken Sie sich nicht im Kleinkram-Dickicht.
• Planen Sie „Kleinkram“ mit ein.
• Werden Sie nicht zum Perfektionisten. Setzen Sie sich nicht selbst unter Druck.
• Arbeiten Sie nach Ihrem ganz persönlichen Biorhythmus. In der Zeit Ihrer höchsten Konzentration sollten Sie sich um die
wirklich wichtigen Aufgaben kümmern.
• Fassen Sie Arbeiten einer ähnlichen Kategorie zusammen.
Telefonate können Sie z.B. in einem Telefonblock abhaken.
• Achten Sie auf störungsfreie Räume. Leiten Sie Telefonate z.B. um, wenn Sie Pause machen.
• Denken Sie in größeren Zeiträumen. Ein Strategiekonzept ist nützlich. Seine Erarbeitung muss nicht im
Büro erfolgen.
• Müssen Sie jede Mail beantworten? Braucht jeder Anrufer einen Rückruf? Muss es immer sofort sein?
2. Terminkalender
Der Terminkalender soll für Sie arbeiten – nicht umgekehrt. Sie entscheiden, was Sie machen wollen – nicht Ihr Terminkalender. Er ist lediglich ein Instrument, damit Sie den Überblick behalten; Sie sind keine Sklave dieses Instrumentes! Relativieren Sie Ihre Tagesplanung, damit Ihnen der Terminkalender keinen Stress mehr macht.
Achten Sie vor allem darauf, ausreichend Zeit für unvorhergesehene Tätigkeiten einzuplanen. Machen Sie auf keinen Fall den Fehler, Ihren Tag komplett durchzuplanen – das heißt von 8.00 bis 20.00 Uhr (oder wann immer Sie arbeiten).
Bevor Sie ausbrennen – gönnen Sie sich gelegentliche Verschnaufpausen!