Zeitmanagement
17 Tipps und Tricks
1. Planen Sie schriftlich.
Das menschliche Gehirn ist ein hervorragendes Werkzeug zum Denken – weniger zum Merken und Planen! Planen Sie also schriftlich. Niemand kann alle Schritte und Maßnahmen, die ihn zum erwünschen Ziel bringen, im Kopf behalten.
2. Analysieren Sie Ihre Situation.
Um Ziele festlegen zu können, müssen Sie zunächst Ihren Startpunkt bestimmen.
Beschreiben Sie konkret Ihren (beruflichen und privaten) Ist-Zustand:
Was gefällt Ihnen an Ihrer aktuellen Situation; was möchten Sie unbedingt erhalten?
Was stört Sie an der aktuellen Situation?
Wie kam es dazu? – und noch viel wichtiger: Wo wollen Sie hin und wofür?
Was wollen oder müssen Sie dann verändern?
Was könnte passieren, wenn sich an der Situation nichts ändert?
Was könnte passieren, wenn sich an der Situation etwas ändert?
Welche Auswirkungen hätte das jeweils auf Ihr Leben?
3. Definieren Sie Ihre Ziele.
Nur wer sich über seine Ziele im Klaren ist, kann die notwendigen Schritte planen, um sie auch tatsächlich zu erreichen.
Schreiben Sie deshalb auf, was Sie persönlich und beruflich schaffen wollen.
Blicken Sie ruhig einmal mehrere Monate und Jahre nach vorne … oder imaginieren Sie in der vollendeten Zukunft, wie es damals war, als Sie vor Jahren bestimmte Schritte gegangen sind.
Was haben Sie damals getan? Was war der Auslöser oder der richtige Zeitpunkt? Wie haben Sie das damals gemacht? … erinnern Sie sich einfach in einem Tagtraum.
Seien Sie dabei mutig, optimistisch und visionär!
4. Verteilen Sie die Ziele auf die Zeit.
Ihr großes Lebensziel können Sie (in der Regel) nicht in einem Wurf erreichen.
Meist sind viele Einzelschritte und Zwischenziele notwendig.
Leiten Sie deshalb aus Ihrem großen Ziel Periodenziele ab
(was möchten Sie z.B. in den nächsten 5–7 Jahren erreicht haben?);
daraus leiten Sie dann die Jahresziele und schließlich die konkreten Ziele für jeden Monat ab.
5. Stellen Sie einen Jahreszielplan auf.
Für den unternehmerischen und beruflichen Alltag besonders wichtig ist der Jahreszielplan.
An ihm müssen sich alle Aktivitäten orientieren.
Verteilen Sie deshalb Ihre Ziele und Aufgaben möglichst ausgewogen auf die nächsten zwölf Monaten.
6. Machen Sie Monatspläne
Nehmen Sie sich die Liste mit Ihren Jahreszielen jeden Monat einmal vor, am besten um den 20. herum.
Prüfen Sie, welche(s) dieser Ziele Sie im nächsten Monat erreichen werden, welche Aufgaben Sie unbedingt erledigen müssen, was Sie auch später tun können. Bedenken Sie, was Sie für sich persönlich in diesem Monat als besonders erstrebenswert erachten. Reflektieren Sie die Richtung Ihrer Veränderungen von Zeit zu Zeit und korrigieren, wo es notwendig erscheint.
7. Machen Sie sich ein „Zielfoto“ in Worten.
Lockende Ziele steuern unsere Motivation, wecken die innersten Kräfte, sind der stärkste Antriebsmotor für Erfolge; man „brennt“ dafür.
Formulieren Sie deshalb jedes Ziel so, als ob Sie es schon erreicht hätten. Machen Sie ein „Zielfoto in Worten“ und beschreiben Sie sehr emotional Ihre Gefühle sie dabei nach dem Zieldurchlauf erleben.
8. Planen Sie den Weg zu jedem Ziel.
Legen Sie fest, wie Sie vom Start zum Ziel kommen.
Listen Sie alle Mittel, Maßnahmen, Ressourcen und Kapazitäten auf, die nötig sind:
Wen oder was brauche ich, um mein Ziel zu erreichen?
Was muss ich dazu tun bzw. veranlassen oder unterlassen?
Kalkulieren Sie aber auch Hindernisse ein:
Was könnte passieren? Wie reagiere ich? (Notfallplan)
9. Sammeln Sie kleine Erfolgserlebnisse.
Das Erreichen eines Zieles, mag es noch so klein sein, motiviert ungemein.
Jedes erreichte Etappenziel setzt somit Kraft und Ausdauer frei, den Weg weiter zu gehen.
Wertschätzen Sie sich und Ihr Tun sowie das Ihrer Mitstreiter; Loben nicht vergessen!
10. Legen Sie Ihren Zeitrahmen fest.
Berücksichtigen Sie die fest vorgegebenen Zeiträume und Zeitlinien.
Durch täglich (oder wöchentlich / monatlich) wiederkehrende Fix-Termine (Frühstück, Fahrt zur Arbeit, Mittagspause, …) und Tätigkeiten ist Ihre Zeit bereits strukturiert und eingeschränkt.
Für weitere Aufgaben und Wünsche bleibt dann entsprechend weniger Zeit.
11. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag.
Planen Sie Ihre Termine und Zeiträume realistisch – lassen Sie sich ausreichend Luft für Unvorhergesehenes, für evtl. notwendige Umwege zum Ziel.
Nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit sollten Sie verplanen, um auch noch flexibel reagieren zu können.
12. Gehen Sie nach Prioritäten vor.
Wer den Überblick behalten will, muss Prioritäten setzten – oberste Priorität bekommt dabei immer das, was Sie Ihren beruflichen oder privaten Zielen fühlbar näher bringt.
Vor Beginn der Tagesarbeit sollten Sie sich einen Moment Zeit für sich nehmen und danach Ihre Aufgaben schriftlich strukturieren.
13. Erledigen Sie das Schwerste zuerst.
Bedenken sie, wann die stärkste Zeit des Tages für Sie ist.
Meist empfiehlt es sich, den Arbeitstag mit dem größten Brocken zu beginnen.
Wenn der geschafft ist, sieht der Tag schon viel freundlicher aus.
An die leichteren Aufgaben gehen Sie mit noch größerer Ruhe und Motivation heran.
14. Setzen Sie Ihre Pläne in die Tat um.
Gehen Sie konsequent nach Ihrem Aktivitäten- und Zielplan vor. Vergleichen Sie immer wieder Position und Ziel:
Wie nahe bin ich meinem Ziel bereits gekommen?
Muss ich hier evtl. auf meinen „Alarmplan“ zurückgreifen?
Muss ich meine Ziele und Planungen evtl. ändern?
15. Machen Sie Ihren Planer zum ständigen Begleiter.
Die Kommunikation mit sich (uns seinen inneren Anteilen) sowie mit Partner und Mitstreitern bildet die Basis des Erfolges. Zusammen kann effektiver kreativ entwickelt, reflektiert, strukturiert, differenziert und reguliert werden.
Ihre Zeitplanung sowie die wichtigsten Unterlagen und Informationen sollten Sie immer und überall dabei haben – wichtig ist deshalb ein handlicher Planer (Papier oder elektronisch), den Sie in die Tasche stecken können.
16. Bereiten Sie die Tagespläne nach.
Lassen Sie den abgelaufenen Tag abends noch einmal Revue passieren. Fragen Sie sich, welchen Wert er für Ihr Leben hatte; wägen Sie gut gelungene Aufgaben gegenüber den evtl. misslungenen ab: Was kann ich daraus lernen und beim nächsten Mal besser machen? Sprechen Sie dabei wohlwollend.
Sie werden feststellen, dass über 90 % aller Tage zu Ihrer Zufriedenheit verlaufen, wenn Sie diese richtig geplant haben.
17. Feiern Sie erreichte Ziele.
Freude erzeugt neue Kraft und Motivation. Teilen Sie Ihre Freude!
Genießen Sie deshalb ganz bewusst jedes Teilziel, das Sie erreicht haben: Erfüllen Sie sich einen lang gehegten Wunsch, machen Sie sich eine Freude, belohnen Sie sich für Ihre Leistung!
Freude + Belohnung = doppelte Freude; wobei die Freude am Tun sowieso in der Regel die Belohnung eines guten Lohns mit sich bringt.
Dem Autobauer Henry Ford wird der Satz zugeschrieben:
„Egal, ob Du glaubst „Du schaffst es“, oder ob Du überzeugt bist „Du schaffst es nicht“, Du wirst immer Recht behalten.“
Denn das aufgrund des Geglaubten an den Tag gelegte Verhalten wird je nach Ausrichtung der Aufmerksamkeit unterschiedliche Ergebnisse zeitigen.
Man spricht hier auch von der sich selbst erfüllenden Prophezeiung oder hohen Selbstwirksamkeitserwartungen.