Lindemann & Lindemann

Zeit lässt sich nicht managen. – Sie vergeht einfach!

Durch eine vorausschauende Planung und das Klären von Prioritäten lässt sich sehr gut mit der wertvollen Ressource Zeit umgehen.
Denn jeder Tag hat immer nur 24 Stunden!

Zeitmanagement heißt nicht, immer mehr in immer weniger Zeit „erledigen“, sondern achtsam und effektiv zu arbeiten.

1. Überlebenstipps für die Arbeitsplanung

• Aktion „Clean desk“:
  Ihr Arbeitsplatz sollte ein Einladung sein, bereit zu Beginnen.
  Sorgen Sie für Ordnung auf Ihrem Schreibtisch / in Ihrem Büro, denn dort spiegelt sich Ihre innere Aufgeräumtheit und Ihre Haltung zur Arbeit.
  Unordnung ist ein enormer Energiefresser und Stressfaktor. Denn ihr Auge wird immer wieder abgelenkt; Sie müssen viele Orientierungsreaktionen leisten und suchen – ob Sie wollen oder nicht; Ihr Gehirn tut das freundlicherweise automatisch, damit Ihnen nichts Schlimmes widerfährt, aber es kostet wertvolle Lebenszeit.
• Setzen Sie Ihre ganz persönliche Prioritäten.
  Was ist mir wichtig? Was ist sinnvoll? Was ist zielführend?
• Stapeln Sie Ihre Arbeitsberge nicht nur nach Dringlichkeit, sondern auch nach Wichtigkeit!
  Indem Sie sich erziehen, werden Sie Beispiel für Ihre Umwelt. Statt zu reagieren, gestalten Sie.
• Arbeiten Sie chronologisch und projektbezogen, nicht an vielen Dingen gleichzeitig.
  Nur in der Phantasie ist viel möglich, in der Realität nur Eines zur Zeit. Untersuchungen zeigen deutlich, dass „Multitasking“ schlechtere Ergebnisse zeitigt; allein schon weil jedes Umschalten Zeit für den Weg kostet.
• Delegieren Sie wiederkehrende Aufgaben.
  d.h. Sie arbeiten ökonomisch.
  Am besten tut jeder, was ihm/ihr besonders viel Spaß macht, was die eigenen Kompetenzen nutzt und fördert und/oder was zumindest als sinnvoll und notwendig akzeptiert ist.
  Gerade dieses Ja-sagen zu der Aufgabe, der man selbst zugestimmt hat, ist elementar.
• Finden Sie Ihren eigenen Rhythmus.
  Verstricken Sie sich nicht im Kleinkram-Dickicht.
• Planen Sie „Kleinkram“ mit ein.
  Rechnen Sie mit Unvorhergesehenem; planen Sie mehr Zeit ein, als Sie möglicherweise brauchen – eine Pause tut Ihnen sicher auch mal gut.
• Die hinreichende Lösung ist meist ausreichend.
  Perfektionisten sind meist unbeliebt; zudem wird erst in der Vergangenheit alles „Perfekt“ sein. Die Kunst ist immer wieder, überall, das rechte Maß zu finden.
• Arbeiten Sie nach Ihrem ganz persönlichen Biorhythmus.
  Nicht jeder frühe Vogel fängt den Wurm; da sind nur die >Lerchen< erfolgreich, die >Eulen< machen ihren Schnitt zu späterer Tageszeit.
  Setzen Sie sich nicht selbst unter Druck.
• In der Zeit Ihrer höchsten Konzentration sollten Sie sich um die wirklich wirklich wichtigen Aufgaben kümmern.
  Nach 45 Minuten braucht das Gehirn eine kleine Pause, nach einer Doppelstunde eine große.
  Denn die Neurotransmitter im Gehirn müssen wieder in die Nervenzellen zurück, um weitere Signale effektiv leiten zu können.
• Fassen Sie Arbeiten einer ähnlichen Kategorie zusammen.
  Briefablagekörbe und Klarsichthüllen helfen Vorsortieren.
  Das macht Arbeitsgänge weniger Energieaufwendig und hilft Strukturen, da vom Gehirn Gewöhnungseffekte genutzt werden können. Spätestens, wenn der Korb voll ist oder die Klarsichthüllen ausgehen, ist die Ablage fällig.
  Übersichtliche Ordnung erspart das Suchen von Ordnern.
• Achten Sie auf störungsfreie Räume.
  Wieder das Thema mit den Orientierungsreaktionen, die ablenken und den wiederholten Aufwand eines Neustarts erfordern.
• Telefonate können Sie z.B. in einem Telefonblock abhaken.
  Das ist aktive Kundenlenkung und minimiert Ihren Arbeitsaufwand, da viele Mikrobewegungen eingespart werden (die sich bis zu einer Arbeitsstunde am Tag addieren).
• Leiten Sie Telefonate um, wenn Sie Pause machen – außer Sie arbeiten bei der Feuerwehr, Polizei oder Notaufnahme.
  Inzwischen gibt es viele Medien, Sie zu erreichen.
  Setzen Sie aktiv Grenzen der Erreichbarkeit, nicht alles machbare ist sinnvoll.
• Denken Sie in größeren Zeiträumen.
  Bestimmte Arbeiten werden nur in definierten Rhythmen bearbeitet; je nach Sinn und Zweck.
• Ein Strategiekonzept ist nützlich.
  Seine Erarbeitung muss nicht im Büro erfolgen.
  In Kooperation greifen Sie auf mehr Ressourcen zurück; Ideenspenden sind erwünscht; Erfahrungen sollten ausgetauscht werden.
• Stellen Sie immer wieder die Sinn-Frage:
  Müssen Sie jede Mail beantworten? Braucht jeder Anrufer einen Rückruf? Muss es immer sofort sein?

2. Terminkalender

Der Terminkalender soll für Sie arbeiten – nicht umgekehrt.
Mein Terminkalender ist meine Orientierungshilfe, kein Tyrann – es sei denn, Sie als Schöpfer dieser Welt, wollen es so.
Denn immer entscheiden Sie , was Sie machen wollen – nicht Ihr Terminkalender.

Der Kalender ist lediglich ein Instrument, damit Sie den Überblick behalten; ist das Mittel, nicht der Zweck des Arbeitens.
Sie sollten also regelmäßig – z.B. morgens und abends – darauf schauen.
So bleiben Sie Chef und sind keine Sklave dieses Instrumentes!

IST ist meist ungleich SOLL.
Zwischen dem jetzigen IST-Zustand und dem gewünschten SOLL-Zustand liegt ein Weg – oder, wenn man diesen nicht geht, viel romantisches Leiden – insbesondere, wenn man sich Probleme schafft, indem man nicht zielführende Wege geht.
Wenn Sie sich an SOLL orientiert und es erreicht haben werden, wird es auch wieder nur ein IST sein.

Ziele sind Wegweisungen, die sich, im Verlauf der Bewegung darauf zu, durch neue Informationen verändern können. Nachdem das Leben, seit dem Eintrag in Ihren Terminkalender, vorangeschritten ist, ist es also jeweils aktuell sinnvoll, zu entscheiden, ob die Idee von damals noch immer in die Zeit passt oder ob neue Termine und Bewegungen anzusetzen sind.
Ziele sind also Orientierungen und Motivatoren, zu Beginnen; ein Soll ist kein Muss, dort auch wirklich hinzukommen.
Erlauben Sie sich Ihre Tagesplanung zu relativieren, damit Ihnen der Terminkalender keinen Stress mehr macht;
damit Ihr Plan zu Ihrem Leben passt und nicht umgekehrt.

Tragen Sie Termine für unvorhergesehene Tätigkeiten ein. Jeder Tag ist für Überraschungen gut.
Machen Sie auf keinen Fall den Fehler, Ihren Tag komplett durchzuplanen – das heißt von 8.00 bis 20.00 Uhr (oder wann immer Sie arbeiten).
In einer endlichen Welt gibt es kein Wachstum, nur Umverteilung; es ist das berühmte Null-Summen-Spiel (das dennoch Verlierer kennt)! So gilt noch immer das Kant´sche Ideal: Was Du nicht willst, das man Dir tu, das füg auch keinem andern zu.

Wenn Sie sich beeilen, dreht sich die Welt nicht schneller.
Möglicherweise schaffen Sie es auf diese Weise aber durchaus, schneller tot zu sein.
Bevor Sie ausbrennen – gönnen Sie sich gelegentliche Verschnaufpausen und genießen Sie die Schönheiten am Wegesrand.